Abrir uma empresa faz parte da lista de desejos de muitos brasileiros, que buscam na atividade empreendedora a tão sonhada independência financeira. Para se ter uma ideia disso, o Brasil caminha, em 2020, para registrar o maior número de empreendedores de sua história, segundo dados do Portal do Empreendedor, do governo federal. Mas será que sonhar é o suficiente para empreender?

A resposta para esse questionamento é simples: para abrir um negócio, é indispensável planejamento, principalmente no que diz respeito à organização das finanças da empresa. Contudo, nem todo empreendedor tem a instrução necessária ao iniciar um negócio. Não é incomum o novo empresário recorrer a créditos pessoais quando precisa de dinheiro na empresa por desconhecer o fato de que a pessoa jurídica tem melhores condições na conta.

Realmente manter uma organização financeira adequada exige preparação, conhecimento e assessoria na área, ainda mais quando se está começando um negócio. O problema é que não se preocupar com o planejamento financeiro pode comprometer a sustentabilidade da empresa e até mesmo levar à falência.

Se a rotina do negócio, como controlar produtos e serviços, coordenar a área comercial e de atendimento e gerir recursos humanos, está tomando todo o seu tempo é muito comum que as atividades pessoais, como pagar o supermercado, a farmácia ou a escola do filho com o cartão da empresa, por uma questão de facilidade, torne-se uma prática.

Comece pela contabilidade

Depois de ter claro quais são as contas a receber e a pagar da empresa, é preciso saber como administrá-las. E nos pequenos negócios, as despesas pessoais dos donos também. Esse passo é fundamental para ter uma gestão mais equilibrada e saber qual é o lucro real dos negócios.

Uma dica fundamental dada pela analista contábil do Sicoob Engecred, Lilian Maria Lourdes Batista, é aprender a fazer a contabilidade da empresa. Se o seu empreendimento ainda não tem recursos para contratar um profissional especializado, você mesmo pode fazer essa tarefa.

Essa atividade pode ser realizada de maneira simples, com a utilização de um livro caixa, por exemplo (existem excelentes aplicativos de livros caixa no mercado), onde tudo o que diz respeito a receitas e gastos deve ser especificado.

Criar o hábito de anotar todas as despesas da empresa (e também as pessoais) facilita ao empreendedor saber quais foram os gastos de um determinado período e qual o valor que ele ainda pode gastar ou investir nos negócios. 

Tenha metas definidas

Ter clara qual é a meta mensal do negócio é o que vai dar o equilíbrio financeiro para o empreendedor, segundo o diretor administrativo-financeiro do Sicoob Engecred, Ricardo Elias Sandri Wandscheer. “Ter uma meta significa direcionar esforços, criar parâmetros e pontos de controle”, acrescenta.

Ricardo cita um exemplo prático e ilustrativo: “vamos considerar que um empreendedor necessite fazer uma retirada mensal de R$ 5 mil do seu negócio. E que a sua margem de lucro seja 20%. Então, sua meta mensal deve ser vender R$25 mil em mercadorias. Dessa forma, não vai precisar lançar mão do capital de giro investido”, explica.

Mas ainda há outro fator importante nesse contexto: as eventualidades. “A meta tem que ter sempre uma gordurinha extra. No exemplo citado, o empreendedor deve trabalhar para vender R$ 30 mil. Do contrário, pode correr o risco de não poder fazer sua retirada mensal, ou operar no vermelho”, conclui Ricardo Elias.


Busque ferramentas acessíveis

Você também pode usar ferramentas do Excel para relacionar receitas e despesas da empresa. O Sebrae, por exemplo, disponibiliza diferentes modelos de planilhas que podem ser usados por micro e pequenos empreendedores.

Quando encontrar a melhor planilha para o seu negócio, coloque tudo o que se relaciona às despesas que você tem com a vida pessoal em uma delas. Em outra, liste todas as despesas e custos do seu negócio, além da receita mensal. Assim, você saberá quais são as receitas e despesas da sua empresa. As entradas, lançamentos do mês, etc.

Essa última planilha funciona como fluxo de caixa e, por isso, é importante mantê-la atualizada. Relacione mensalmente, por exemplo, despesas com fornecedores, com funcionários, os gastos com a administração e os tributos que devem ser pagos.

É importante administrar as despesas pessoaisDefina um valor de pró-labore, ou seja, uma remuneração mensal para o dono ou sócios da empresa. É claro que você precisa ter um valor para poder arcar com as despesas pessoais sem ter que usar o dinheiro destinado para o crescimento dos negócios. Mas tenha cuidado ao definir a quantia da retirada do pró-labore.

Não existe uma regra específica para calcular o valor do pró-labore, mas pense o quanto pagaria a um funcionário para desempenhar as mesmas funções na administração do negócio. Assim, chegará a um valor justo. Mas lembre-se, essas retiradas não podem prejudicar o caixa e os valores destinados para os gastos operacionais. A prioridade é o crescimento da empresa!

Se o seu negócio já estiver consolidado e com as contas no azul, é possível estabelecer uma divisão do lucro entre os sócios. Mas, antes disso, o pró-labore é a melhor alternativa.

Depois das despesas separadas, mãos à obra!

– Faça com frequência um diagnóstico financeiro e tenha sempre o fluxo de caixa atualizado;

– Defina seu pró-labore;

– Adote planos corporativos. Usando a Pessoa jurídica (PJ) você pode reduzir suas despesas, já que esses planos são mais baratos do que os disponíveis para pessoas físicas;

– Tenha contas bancárias distintas. Ter uma conta pessoa jurídica e uma para a pessoa física parece complicado à primeira vista, mas é essencial para que as despesas não se misturem. Assim, é possível administrar melhor os lucros;

– Controle os pagamentos das despesas. Saiba quais os pagamentos foram feitos e para quem foram feitos. Nesse ponto, é importante identificar se a despesa é com a empresa ou com gastos pessoais;

– Pagamentos separados. Além de ter contas separadas, o empresário pode adotar formas de pagamentos específicos para as contas da empresa e para os gastos pessoais.

Criando reservas
É muito importante que o empresário consiga criar reservas de emergência para conseguir sair de situações de dificuldade, caso seja necessário. Para isso, estipule um valor mensal a ser poupado, tanto no que diz respeito à empresa quanto à sua vida privada.

Faça, com frequência, uma análise da situação financeira do seu negócio. Assim, é possível definir quanto poderá poupar e se esse valor pode ser aumentado. Neste cenário, você pode também procurar um fundo de investimento, não só para fazer com que o dinheiro tenha rendimentos, mas para proteger o capital de sua empresa.

Acesso ao crédito
Não ter uma visão do caixa da empresa pode atrapalhar também no acesso ao crédito. Por isso, é importante que a empresa tenha uma contabilidade que espelhe a realidade dos negócios. Profissionalização e planejamento da gestão é essencial!  E tenha em mente: mesmo sendo pequeno, trabalhe a gestão como se fosse grande!

​Além disso, lembre-se que o planejamento estratégico e a educação financeira são pilares para o sucesso de qualquer empreendimento. O empresário pode buscar capacitação para melhorar a gestão dos negócios. O Sebrae, por exemplo, oferece cursos gratuitos nessa área.

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